Kako brez papirja rešuje dilemo upravljanja datotek?

Najprej se pogovorimo o tem, kako glavobol je tradicionalna pisarna: kabinet za datoteke je polna in traja dolgo časa, da najdete pogodbo; Pomembni dokumenti se zlahka izgubijo ali poškodujejo; Oddelki posredujejo dokumente, kot je predvajanje "Pass Parcel". Te težave lahko učinkovito rešimopisarniški sistem brez papirja.

1. elektronska prijava nadomešča kopičenje papirja

Najbolj neposredna korist pisarniške pisarne je, da datoteke naredijo "na spletu". Vsi dokumenti so skenirani v elektronske različice in shranjeni v sistemu, podpirajo več formatov, kot sta PDF in Word. Na primer, sistem upravljanja pogodb našega podjetja mora zdaj v 3 sekundah vnesti samo na številko pogodbe, da bi lahko v 3 sekundah pridobil celotno datoteko in ni treba pokukati po omarah.

2. pametno iskanje in hitro pozicioniranje

Največja prednost elektronskih datotek je, da jih je mogoče iskati. Vgrajena funkcija iskanja v celotnem besedilu lahko išče ključne besede, datume, avtorje in druge dimenzije. Prejšnji teden je finančni oddelek iskal obrazec za povračilo pred tremi leti. Včasih je trajalo dolgo časa, da se prelistajo skozi datoteke, zdaj pa se pojavi po vstopu v "potne stroške leta 2022".

3. Nadzor različice, da se izognete zmedi

Najbolj se bojijo papirnih dokumentov, da se nenehno revidirajo in nihče ne ve, kdo ima najnovejšo različico. Elektronski sistem dokumentov bo samodejno shranil zgodovinske različice in nastavil dovoljenja za spreminjanje. Predlog za načrtovanje našega marketinškega oddelka je zdaj revidiran v različico 15, sistem pa jasno zapiše, ki so naredili vsako revizijo in kdaj.

4. Mobilna pisarna prekine omejitve prostora

S sistemom brez papirja lahko mobilni telefoni kadar koli dostopajo tudi do datotek. Zadnjič je moj šef zaprosil za ponudbo na letališču, jaz pa sem se prijavil v sistem neposredno na svojem mobilnem telefonu, da mu ga pošljem, kar je bilo hitrejše kot Express Dostava. Ko potujem, lahko obvladam vse datoteke s tabličnim računalnikom in v kovčku lahko nabijem polovico toliko.

5. varna varnostna kopija za preprečevanje izgube

Pomembne datoteke se po skeniranju samodejno varnostno kopirajo v oblak, zato ni treba skrbeti, tudi če se računalnik pokvari. Naleteli smo na tragedijo, kjer je bila urad poplavljena in izgubljene vse papirnate datoteke. Zdaj imajo elektronske datoteke trojne varnostne kopije, ki so veliko varnejše.

6. zelena pisarna zmanjšuje stroške

Naredimo nekaj izračunov: A4 papir stane 20 juanov na paket, podjetje pa 100 paketov na mesec, kar je 24.000 juanov na leto. Potrošni material tiskalnika, omare za vložitev in prostor za arhivske sobe so vsi stroški. Po početjupisarniški sistem brez papirja, te stroške se lahko zmanjšajo za vsaj 70%, kar je tudi okolju prijazno.

Kot profesionalni proizvajalec in dobavitelj ponujamo kakovostne izdelke. Če vas zanimajo naši izdelki ali imate kakršna koli vprašanja, vas prosimokontaktirajte nas.